企業向けビデオゲストブック：次回の社内イベントでチームのメッセージを残す方法

社内パーティーが終わり、ケータリングのテーブルが片付けられると、わずか1週間後には、スピーチで何が語られたのかを正確に思い出せない人がほとんどです。主役が入社した最初の週について、上司が話してくれた面白いエピソードは？もう思い出せません。別のオフィスから駆けつけた同僚による心のこもった乾杯の言葉も？月曜の朝には、おそらく半分ほど忘れられているでしょう。企業向けビデオゲストブックなら、この問題を極めてシンプルに解決できます。イベント会場にiPadを設置し、ゲストに短いビデオメッセージを録画してもらえば、その言葉をいつまでも残せます。

企業向けビデオゲストブックなら、この問題を極めてシンプルに解決できます。イベント会場にiPadを設置し、ゲストに30秒から2分のビデオメッセージを録画してもらえば、その言葉をいつまでも残せます。プロの撮影スタッフも、高額な機材レンタルも、複雑な技術も必要ありません。会場の熱気が冷めないうちに、ありのままの瞬間を残すだけです。

ここでは、その仕組み、最も効果を発揮する場面、そして次回の社内イベントで成功させる方法を詳しくご紹介します。

企業向けビデオゲストブックとは？

企業向けビデオゲストブックとは、簡単に言えば、通常はスタンドに取り付けたタブレットを使い、同僚やクライアント、ゲストが、特定の人物や出来事に向けた短いビデオメッセージを残すための専用収録スペースです。グループチャットにありきたりな「おめでとう！」と入力する代わりに、その場で一人ひとりが自分の動画を収録する、グループ向けのビデオカードだと考えるとよいでしょう。

このアイデアは結婚式で広まりましたが、社内イベントにも自然に応用できます。考え方は同じです。同じ大切な瞬間を分かち合う人たちが一堂に会しているのに、オフィス内で回覧する紙のカードや、会社のSlackへの短い投稿といった従来の方法では、カメラを見つめて心から語るときに表れる、その人らしさ、ユーモア、温かさを十分に残せません。

Votiveのようなアプリは、このようなセルフ収録型のビデオゲストブック体験に特化して設計されています。iPadにアプリを入れ、お題を選び、スタンドを設置すれば、ゲストが自分で操作できます。専任の係員は必要ありません。この形式の仕組みをより幅広く知りたい方は、基本的な流れを詳しく説明した結婚式向けビデオゲストブックのガイドをご覧ください。そこで紹介されている内容のほぼすべてを企業イベントにもそのまま応用できます。

ビデオゲストブックが活躍する企業イベント

すべての社内行事に向いているわけではありません。この形式が最も効果を発揮するのは、祝福や顕彰の対象となる人物または節目があり、ゲストが個人的な思いを語れる場合です。一般的な四半期ごとの全社会議には、おそらく向いていません。しかし、次のような場面には最適です。

• 退職送別会。 最も代表的な活用例です。退職する同僚には、その場にいる全員との長年にわたる共通の思い出があり、集めたビデオメッセージは、何年経っても見返せるキャリアの記念映像になります。すでに別の道へ進んだ元チームメンバーも、対面イベントの前後に共有リンクからメッセージを録画できます。
• 社員の送別パーティー。 親しまれてきたチームメンバーが別の都市へ引っ越したり、転職したり、人生の大きな転機を迎えたりするとき、同僚からのビデオメッセージ集は、一斉メールのやり取りよりもはるかに心に残ります。
• 勤続記念日や節目のお祝い。 誰かの勤続10周年や20周年を祝うなら、ビデオゲストブックを通じて、その人がチームにとってどのような存在だったかを全員が振り返れます。スピーチをする経営陣だけでなく、隣のデスクで働く人にも参加してもらえます。
• 年末のホリデーパーティー。 この種の集まりは堅苦しさがなく社交的なので、実はビデオメッセージにぴったりです。すでに皆がお祝い気分になっているため、「今年、あなたのチームにとって最大の成果は何でしたか？」といった気軽なお題から、温かく楽しい動画が生まれます。
• チーム合宿やオフサイトミーティング。 数日間にわたる合宿にゲストブックの収録スペースを設ければ、参加者はそのときの熱気が残っているうちに、体験を終えた感想を記録できます。
• 会社の創立記念日や重要なローンチ。 創立記念日や大規模な製品ローンチは、社員がそれぞれの視点から会社の歴史を語る絶好の機会です。その結果、「私たちが始まった場所」と「現在地」を語るメッセージ集が生まれ、価値ある社内記録になります。

ビデオメッセージがほかの社内記念品より優れている理由

寄せ書きカード、額入り写真、Slackのスレッドといった従来の選択肢には、すべて同じ限界があります。それは静的であることです。一度読んだら引き出しにしまわれ、通常はそれで終わってしまいます。動画は違います。

同僚の表情を見て、笑い声を聞き、本心から話しているからこそ言葉に詰まる様子を見る。そうした細部が、何度も見返したくなるメッセージを作ります。直属の部下から届く心のこもった60秒の動画には、文章にどれほど感嘆符を重ねても再現できない感情の重みがあります。

主催者にとって実務的なメリットもあります。社内イベントの後は、写真が何十台ものスマートフォンに散らばり、心のこもったメッセージはグループチャットに埋もれ、即興のビデオ乾杯メッセージはその場にいなかった人には届きません。専用のゲストブック収録スペースがあれば、すべてを一か所に整理し、ダウンロードできる形でまとめられます。

リモートチームやハイブリッドチームにとって、ビデオメッセージは別の現実的な問題も解決します。異なるタイムゾーンや海外にいる同僚は退職パーティーへ直接参加できなくても、自宅の仕事部屋から45秒のメッセージを録画し、会場にいた全員の動画と同じコレクションに加えることができます。ゲストブックのリンクまたはQRコードを事前に共有すれば、都合のよい時間に参加してもらえます。

iPadを使った企業向けビデオゲストブックの設置方法

準備は簡単です。必要なものと運用方法をご紹介します。

1. アプリを選ぶ

Votiveは、まさにこの用途のために作られています。iPad上でセルフ収録用のキオスクとして機能し、ゲストが自分で操作して、画面に表示されたお題を確認し、メッセージを録画して、次の人に端末を渡せます。録画の手順はアプリが案内するため、ゲスト自身にカメラアプリを操作してもらう必要はありません。イベント前に確認すべきことの一つが、会場で安定したWi-Fiを利用できるかどうかです。接続に不安がある場合は、事前に計画を立てられるよう、Wi-Fiなしでもビデオゲストブックを利用できるかをご確認ください。

2. iPadを目線の高さで安定させられるスタンドを選ぶ

カクテルテーブルの上に不安定な状態で置かれたiPadでは映像が揺れ、ゲストも居心地の悪さを感じてしまいます。iPad用マウントを備えた床置き式の三脚を使い、立っている大人のあごの高さ付近にレンズが来るよう調整すれば、全員を統一された構図で撮影できます。多くの成人の場合、目線の高さは床から約55～60インチです。

3. 的を絞ったお題を2～3個用意する

集めるメッセージの質を左右する最大の要素がお題です。何を話すかをゲスト自身に一から考えてもらうと、緊張した笑顔と「あの、お祝いを伝えたくて」といった言葉ばかりになりがちです。話し始めるきっかけを用意すれば、ためらいを取り除けます。

企業イベントでは、共通の体験や具体的な思い出を引き出すお題のほうが、一般的なお題よりも安定してよい結果を生みます。効果的な例をいくつかご紹介します。

• 「[名前]さんと働いた中で、決して忘れられない思い出を教えてください。」
• 「今でも役立っている、[名前]さんから教わったことは何ですか？」
• 「私たちのチーム文化を3つの言葉で表し、そのうち1つについて説明してください。」
• 「今年の最大の成果は何でしたか？また、その達成を助けてくれたのは誰ですか？」
• 「新たな一歩を踏み出す[名前]さんに、何を伝えたいですか？」

4. 収録スペースの設置場所を慎重に選ぶ

周囲の雑音は、よいビデオメッセージの大敵です。ゲストブックの収録スペースは、メインスピーカー、バー、ダンスフロアから離して設置しましょう。入口付近の一角やデザートテーブルの隣が適しています。人が自然と足を止めるうえ、周囲の雑音も比較的少ないためです。照明も重要です。室内が暗い場合は、スタンドに小型のLEDリングライトを取り付けると、映像の品質が大きく向上します。照明の選択肢についてさらに詳しく知りたい方は、具体的なポイントを解説したビデオゲストブックの照明ガイドをご覧ください。

5. イベント前にリモート勤務のチームメンバーへリンクを共有する

イベントの招待状にQRコードを印刷するか、数日前にチームのSlackチャンネルへ投稿する、またはメールの招待状に記載します。元同僚、リモート勤務の社員、主役の家族も、対面パーティーの前後にメッセージを録画できます。それらの動画は、イベント会場で収録された動画と一緒に並びます。

6. 参加を促す担当者を一人決める

パーティー会場のゲストブック収録スペースは、食事や飲み物、会話に埋もれがちです。熱意のあるチームメンバーを一人担当者にしたり、イベントの司会者に会の途中で2回案内してもらったりするだけで、参加率が3倍になることもあります。夕食の開始時とスピーチの前に短く案内すると効果的です。

イベント終了後の活用方法

企業向けビデオゲストブックの価値は、イベント当日だけにとどまりません。イベントが終わると、ダウンロード可能な動画アーカイブが手元に残ります。活用方法をいくつかご紹介します。

• すべての動画を主役に贈る。 退職者や退社する同僚にとって、パーティーの数日後にチームメンバーからのビデオメッセージが入ったフォルダーを受け取ることは、胸を打つ体験になります。動画を一時停止したり、繰り返し見たり、一つひとつの言葉をじっくり受け止めたりできるため、その場で見るよりもよい場合があります。
• 短いハイライト動画に編集する。 特に印象的な動画を選び、雰囲気に合った曲を添えて2～3分にまとめるだけでも、チームで共有できる大切な記録になります。多くの企業では、こうした動画を社内チャンネルへ投稿したり、全社メールで共有したりしています。
• 個別の動画を社内表彰に活用する。 ゲストブックに集めた社員同士のビデオメッセージは、社内報、人事部門からのお知らせ、デジタルサイネージなどに再利用できます。追加の制作費をかけずに、心のこもった社員表彰コンテンツとして活用できます。

イベント後に動画を共有・保存するさまざまな方法を検討したい場合は、ビデオゲストブックの動画を保存・共有する方法のガイドが実用的な参考資料になります。

企業向けビデオゲストブックと従来の寄せ書きカードの比較

寄せ書きカードがなくなることはないでしょう。手軽で、誰にでも使い方が分かり、費用もほとんどかかりません。しかし、表現できることには限界があります。40人のオフィスで回覧されるカードには、「次のステージでのご活躍をお祈りします！」の40通りの言い換えが並ぶことになります。3段落もの長文を書いてカードを長時間手元に留めたくないと、誰もが思うからです。

ビデオゲストブックなら、そうした周囲への気兼ねがありません。一人ひとりが自分の時間を使って、人の目を気にせず、どれだけのスペースを使っているかを心配することなく録画できます。その結果、誰もが本当に伝えたいことを言えるようになります。2019年に思わず笑ってしまった具体的な思い出を語り、人前では話したことのないエピソードを共有します。少し感情的になっても問題ありません。そこにいるのは、自分とカメラだけだからです。

それこそが、紙にはできないことです。笑い声も、震える声も、「一緒に働けなくなるのが本当に寂しい」と言うときに見せる、その人ならではの表情も、紙には残せません。

費用について

専任スタッフ、ブランド仕様の背景、プリント写真が付くような企業向けビデオブースのレンタルは、通常、数時間で数百ドルかかります。Votiveのようなアプリを使ったiPadベースの構成なら、特に会社ですでにiPadを所有している場合、費用はそのごく一部で済みます。主な費用はソフトウェアのライセンス料であり、レンタル品の返却期限を気にすることなく、すべての動画を最高品質で保存できます。

さまざまなイベント形式の予算感を知りたい方は、ビデオゲストブックにかかる費用の内訳が参考になります。結婚式を前提とした内容ですが、基本的な費用構造はどの種類のイベントでも同じです。